没有「档案法」，传媒人很难「做好呢份工」！

　　这篇文章是我诚意献给香港的传媒朋友，特别是那些仍在学堂里，有志于毕业后当记者的年青人。

　　据我之愚见，不论在任何一个地方，传媒朋友做采访或调查、研究工作时，有几条法例对他或她们能否顺利展开工作，特别重要，是记者们不可或缺的「武器」。这些法例包括：

　　（一） 资讯自由法（Freedom of Information Act）；

　　（二） 私隐条例（Personal Data Protection Act）；

　　（三） 档案法（Public Records Act）

　　遗憾的是，除了「私隐条例」外，香港暂时仍没有「资讯自由法」，有的只是一条不汤不水、对政府全无约束力的「公开资料守则」（Code on Access to Information，守则详情请参阅以下网页：http://www.access.gov.hk/chincode.htm）。

　　至于「档案法」，芳踪仍杳然！

奥巴马首天上班做的事
　　不知大家早前有否留意到，当我们的特首曾荫权理直气壮地以应付金融海啸为理由，搁置普选的谘询时，新任美国总统奥巴马在首天上班（我强调：是上班的第一天），便签署了一项行政指令（Executive Order）及两项总统备忘录（Presidential Memorandum），向国民展示他所承诺的「开放新时代」（new era of openness）现正来临。

　　签署的其中一项备忘录 — Presidential Memorandum on Transparency and Open Government — ，加强了「资讯自由法」和「档案法」的实行，以增加政府的透明度和国民的知情权。用奥巴马自己的说法，此举更可「strengthen our democracy and promote efficiency and effectiveness in Government.」。奥巴马更声言，由他领导的政府是「......stands on the side NOT of those who seek to withhold information, but those who seek to make it known.」。

　　好一个奥巴马！好一个开放的美国政府！好一个闪缩的香港特区政府！

　　不过，如果政府要做到「make it known」，意即开放政府的资讯档案，政府一定先要有完备的立档、归档、以及妥善管理和保存档案的「法定程序」！这个法定程序在任何一个开明、开放、以民为本的国家，都会清清楚楚地写进国家的「档案法」里。如果档案都没有开立及保存，何来可以「make it known」呢！

什么是档案
　　或者先解释一下什么是档案。档案是一种纪录，是个人或机构，在公事活动时所产生（create）或接收（receive）的文件。这些文件可以是一般往来通信、便笺、通告、收据、报告等。这些文件经过「归档」（filing）的程序保存下来，作为该有关公事活动的凭证；这些「凭证」就是档案了。

　　我们需要强调：现今资讯科技日新月异，档案不一定只限于纸张，只要符合上述的要求，档案是可以任何形体存在，譬如录像带、光盘、缩微胶卷，甚至是电子多媒体等。

　　简单而言，档案有以下的特质：

　　（一）档案（即经过妥善归档后的文件纪录）是有关公事活动过程最全面和最真确的凭证。

　　（二）档案作为可靠的证据，是日后研究有关事件真相的上好材料。

　　（三）档案作为公事过程的凭证，是有关机关和办事人员「问责」的不可或缺的基础。

　　（四）档案作为公事活动过程的全面纪录，有关机构日后在处理同类或相关事务时可以作为参考，从而提升决策的质素。

　　在不幸的事情发生后，或事情出了乱子，我们很自然都会希望知道事情的原委，一方面可以有效地善后，同时又可以汲取教训，确保日后不会出现同样的事情；我们在这个过程中通常都会要求：好！等我地查吓纪录先！

　　纪录或档案是否重要？金融风暴中的「雷曼苦主」们向银行索偿时，他们跟银行的交易纪录（档案），肯定是具决定性的证据；如果您关心前时闹得满城风雨的「泰国包机事件」（或您不幸当时滞留泰国），您一定希望知道究竟当时是哪个政府官员，基于哪些原因而决定拒绝派遣包机到泰国？整个决定过程是怎样？如果档案纪录齐全，你不难从中知道个中之来龙去脉。

　　又或者你想研究一下另一个前特首董建华的「八万五公屋建筑计划」，想探求一下这计划的构思背景及经过，了解一下这计划背后究竟是谁主摧的？由谁人决定搁置？究竟是特首本人抑或是他的幕僚呢？要研究这问题，当然最直接的方法就是翻查当时政府内部，特别是特首办的会议及讨论纪录、特首的批示，以及顾问及幕僚们的书信、便笺往来等等。如果这一切的纪录，当年有好好的归档、管理和保存下来，你是不难从中了解到整个计划的前因后果。

港府仍未制定「档案法」
　　「档案法」其实是一条很简单的法例，各地政府容或有不同的重点，但一般来说，「档案法」对政府和她的公职人员都会有以下要求：

　　（一）公务人员在公事活动过程中，必须开立档案。所谓「口讲无凭」，官员所做的每一件事、所下的每一决定，都需要依法立案为证。开立档案是问责的基础，对付沙士疫症的政策及措施究竟由谁人制订？梁展文有否官商勾结的举措？拒绝安排包机到泰国接载滞留港人由谁人决定？所有的真相都会清楚地纪录在档案中。

　　（二）档案开立后，必须以专业方式管理及妥善贮存。任何一个机构都需要三种极重要的资源（resources），缺乏任何一种，机构都不能畅顺地运作；档案是其一，其余的就是「资金」和「人材」。我们既然觉得「资金」和「人材」需要专业的管理，档案又何尝不是！

　　（三）在公务完成后，相关的档案需要送交政府的档案管理机构（在香港就即是政府档案处Government Records Service）作鉴定（appraisal）。若果有档案被判定为具有历史价值，便需要将有关档案移交历史档案馆（类似政府档案处辖下的历史档案馆Public Records Office）作永久保存。保存在历史档案馆的档案就是「历史档案」（archives），它们是一个国家或地方社会文化遗产的一个重要组成部份。

　　（四）「档案法」会订定市民查阅政府档案的权利（Access Right）。一般来说，档案在封存三十年后便会开放予公众人士查阅。美国有关韩战和越战的机密档案不是已经解封了吗！

　　大家可能没有留意到，自诩为亚洲国际大都会，处处标榜能与国际接轨的香港，差不多是世界上极少数仍然拒绝订立「档案法」的地方。香港周遭地方，譬如台湾、马来西亚、新加坡、越南、日本和韩国都已订立「档案法」，就连我们的祖国及邻埠澳门，都有法例保护及规管政府（公共）档案。其他西方民主国家，以及那些真的以民为本的政府，更不在话下！

　　一个负责任和以民为本的政府，都会订立「档案法」！不过，香港政府至今仍声称（同时又坚称）现时制度「行之有效」，毋需制定「档案法」。

　　没有「档案法」，资讯自由是空谈。没有「档案法」作后盾，就算有「资讯自由法」赋与公民享有法定的知情权，一切也是空言！

　　还记得去年（二零零八）六月，我们尊贵的立法会议员李永达曾向立法会提交决议案，要求政府交出有关新设立的副局长及政治助理的薪酬及附带福利的文据、簿册、招聘纪录及文件等等，结果李议员的动议遭否决。

　　我当时在想，就算李议员的请求很「意外」地在立法会通过了，政府要「被迫」交出所有有关聘用副局长和政治助理的文件档案，但最终政府很有可能会带点为难地说：Oops！事情发展迅速，很多事项都来不及立档，有很多档案又不知怎地被销毁了！Sorry罗！

　　你试想想：李永达议员可以拿政府什么办法？

　　二零零四年，立法会账目委员会调查愉景湾变换土地用途一事，看看政府损失的1.6亿港元应该由谁人负责。当时账目委员会曾传召当年有份主其事的前任新界政务司钟逸杰爵士（Sir David Akers-Jones）和有关部门代表出席会议，解释事情始末，经过多日聆讯，最后始终不得要领，原因是官员宣称有关的档案纪录不是芳捬难觅，就是不完整！结果调查只得不了了之！

　　愉景湾之后，就是嘉亨湾，然后又有什么红湾、绿湾！乜港、物港！

　　李永达议员的故事，带出了一个问题：就算市民有权要求政府提交文件纪录，如果部门脸不红、耳不赤地说：「是我们职员没有好好的将文件归档罗，所以找不到阁下想看的档案，又或是已经意外地丢失了！」您除了叹句奈何，还可以怎样呢？到行政申诉专员投诉！有用咩？

　　君不见最近廉政公署被胡国兴法官质疑其诚信，公然违例，有意（或无意？）地销毁对公署不利的监听档案。

　　《中华人民共和国档案法》第五章第二十四条明确规定：

　　「有下列行为之一的……依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的……。」

　　香港没有「档案法」，廉政公署的诸君们，算你们走运！

　　如果香港有订立「档案法」（当然之后更要加多一条索取资讯自由的法例），特区政府的施政及管治，肯定得以改善、肯定更能彰显政府向市民问责的承诺。传媒人采访或做调查研究时，肯定会更得心应手！