本周三是行政专员日（Administrative Professionals Day），亦即是秘书节。这个已经庆祝了七十多年的节庆因何而来？未来这工种会否被AI冲击而最终消失？

行政专员日原名为「秘书节」，在1952年由国际专业秘书协会，即现时的国际行政专业人员协会所订立，安排在每年4月最后一个完整星期中的星期三庆祝。该节日的目的是肯定秘书行业在职场上的贡献，并鼓励大家投入此这事业生涯发展。

通常在「秘书节」那天，上司会为秘书送上祝贺卡或鲜花礼物，或者请秘书吃一餐。对不少秘书来说，工作的满足感来自一份被信任，因为秘书时常要处理敏感资料，很多工作内容牵涉到公司的机密事项。专业秘书，工作上要跟各部门、各行各业的人士合作，从中感受到他人对自己尊重。至于秘书工作所面对的挑战，最常见是职场生涯中跟不同上司和同事合作，有时难免要懂得应付不同上司个性和脾气，更重要是秘书要有同时处理多项任务能力，准备随时帮助上司解决各种问题。

至于秘书在「秘书节」最想收到「礼物」，原来是安排秘书上课学习新技能、参加研讨会、训练课程，让秘书不断自我提升，确保秘书可以跟上时代的步伐。

当然今天作为秘书最担心的是自己这工种会否被AI取代？根据国际劳工组织（International Labour Organization）调查报告指出，生成式AI可以处理的工作与行政助理的重叠性高达9成，这些工作涉及大量重复性任务、资料收集和基本资料处理，都能被自动化系统高效处理。过去秘书主要工作是排日程、草拟会议记录，但现在这类重复性任务已大部分被AI（如 Gemini, Copilot）自动化取代。秘书要开始学习由「自己动手做」转为「监督AI做」。学会如何向AI下达精准指令（Prompt Engineering），对 AI 生成内容进行事实查核（Fact-checking）和语气校对。

另外秘书为上司进行「时间管理」方面，亦倾向「精力管理」，因为在即时通讯软件（WhatsApp）及视讯会议充斥的今天，上司的时间被极度碎片化。秘书不再是填满日程表，而是主动预判需求 (Proactive Anticipation)，学会「拒绝」和「预留缓冲」，判断哪些会议是必要的，哪些可以由AI 总结，从而保护上司拥有深度时间作思考（Deep Work）。

当然秘书已往作为办公室协调者角色，在AI协作下，亦进一步可以扩展至跨时区、远端团队的数码文化建设，故此在AI来临的年代，秘书仍然有其存在价值!

编写、报道:劳家乐