(1) 敬启
信封面上写着∶某某敬启 x
信封面的「敬启」∶恭恭敬敬的拆开。
内文的「敬启」∶恭恭敬敬的告诉你。
礼貌上，发信人不应该叫人恭恭敬敬地拆开信件。

(2) 信封上的称谓
信封面上写着∶某某舅父大人收启 x
信封面上的称谓，不应是寄信人和收信人的特别关系，因为信封面上的称谓是给一般人看的，例如∶

某某先生收启　某某小姐收启
某某博士收启　某某教授收启 (衔头)
某某经理收启　某某主任收启 (职位)

部分职业可以写在信封面当作称谓，例如律师、医生，但是部分却不能，例如护士、警员等。另外，教师不能作信封面的称谓，老师则可以。如果不清楚的话，可用先生、小姐。如果连姓别也不清楚，可以只用先生。

(3) 上款
写信给长辈时，上款不应称呼对方做兄。虽然称人为兄有尊重的意思，但是称兄道弟表示两者之间是平辈。长辈写信时称晚辈做弟，是将自己的辈份降低，是客气、谦逊的表示。晚辈写信给长辈时称呼对方做兄，则将自己的地位提高，由晚辈变为平辈，是骄傲的表示，十分没礼貌。

有些人写信，上款喜欢写亲爱/尊敬的某某先生，以示尊重。其实中国传统上，写上款如果要表示尊敬，通常并非在人名前面加上形容词，而是应该在动词后面加上助词，例如某某先生大鉴，或者在信封面上写某某先生台启。

信的上款∶
陈先生∶较为生疏
永明先生∶较为亲切
陈永明先生∶可用于某些公函或商函，私人信件中应避免使用

(4) 先生和生
很多人将先生合音写成生字，其实不妥当，因为先生是尊称，而生则是对平辈或晚辈的称呼。例如在介绍信中∶张生的成绩很好，意思是我那姓张的学生，成绩很好。

(5) 代名词
写信时，忌用代名词，例如∶
我接到你的来信，知道你下月五日乘坐某航空公司1号班机于下午八时抵港。我届时将会到机场接机，不用担心。如果你需要我代你(改成为字)在港安排旅店，请马上给我通知，好让我尽快给你安排。

上述的粗体字均可删去，使文章更为清爽。

写信时如果一定要用代名词∶
- 用您代替你字。

- 以称谓代替，例如∶「您的意见如何」可变成「老师/台端/阁下/先生/女士的意见如何」

- 换上谦称∶例如用生、晚、仆、弟、本人等。
换上自己的名，以陈永明为例∶将「我下星期出外公干」变成「明下星期出外公干」。

(6) 书信体的格式
古时，为了表示对长辈、重要人物的尊敬，提到他时会另行书写，将他的名称和称呼放在另外一行的顶格。后来，为了表示对一般人的尊敬，写到阁下、台端时，会在前面留空一格，表示尊重。另外，提到自己时，为了表示谦卑，会将本人二字的字体写细一点。

中国书信的行文习惯和香港的有所不同，例如中国的公文结尾爱写上此致敬礼，香港人觉得不对，因「此致」解作给，所以后面应该写上收信人的名称∶此致某某先生/团体。

换一个角度来说，此致敬礼可以解作∶在这里向收信人致敬，十分有礼貌。谁是谁非有时难以决定，大家习惯而已。

(7) 一字的用法
语体文中少用一字，例如∶
「我想要一杯咖啡。」(I would like to have a cup of coffee)其实可以改为「我想要杯咖啡。」
如此类推∶
「我有一个好消息告诉你。」可以改为「我有好消息告诉你。」
「明天有一个朋友来探我。」可以改为「明天有(个)朋友来探我。」